就業規則を作るべき理由【社労士が解説する就業規則】

今、御社には就業規則がありますか？
その就業規則はメンテナンスをしていますか？
そもそも、就業規則はなぜ必要なのか分かりますか？

なんとなく会社にある就業規則、実は大きな役割があります。

そんな就業規則について専門家である社会保険労務士が解説をします。

就業規則とは？

就業規則とは、会社と従業員の”働く上での”決まり事”をまとめたものです。

例えば…
・出勤時間は何時から
・休日はいつなのか
・急な休みの際の連絡方法
・給料の支払い日
・仕事で、してはいけない事

この様な、決めなければいけない事をわかりやすくまとめて
会社と従業員の間でトラブルが起きないよう、わかりやすく説明するためのものです。
さらに、会社の権利をしっかりと主張し、従業員にルールを守って働いてもらうためには
絶対に必要なものです。

なぜ就業規則が必要なのか？

法律で作成が義務付けられているから

労働基準法８９条にて、就業規則は、常時１０名以上の従業員を使用している場合
作成し、労働基準監督署へ提出しなければならないと決められています。
これに違反すると、３０万円以下の罰金になる可能性があるので、１０名以上従業員を雇っている会社は、必ず作成・届出をしてください。

会社のルールに違反した時のペナルティを設定するため

就業規則は、会社で働くすべての人に共通するルールを定める事ができるものです。
会社を経営していると、機密情報などを他社にもっていかれないようにするルールや
会社内の風紀を維持するために必要なルールを定める必要が出てきます。
そして、そのルールに違反した時に懲戒処分を科しでペナルティを与えるためには、就業規則に処分を記載し、しっかりと周知しないとペナルティを与えることができません。

就業規則に記載しない状態でペナルティを与えると、無効だと判断され、逆に会社から金銭の支払いを求められたりする可能性が出てしまいます。

しっかりと企業風紀を守るために就業規則の作成は絶対に必要です。

・従業員のメリットを明確化し、モチベーションをあげるため

自分がどの程度がんばったら、どれくらいの見返りがあるのかを把握するのはモチベーション管理としては大事です。例えば、業務必須の資格を取得すれば、月給がいくら上がるか等がはっきりわかれば、自分の時間を使って自己学習を行う従業員も出ます。

自己学習を行い、業務効率を高める好循環を作るためにも、就業規則に規定することをお勧めします。

就業規則が無いデメリット

就業規則が無いことで発生する大きなデメリットは次の２つです。
・法律違反になってしまう事
・会社内の規律・風紀を守れない事

それぞれのデメリットを詳しく解説します。

法律違反になってしまう

労働基準法８９条に規定されているのですが、常時１０人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成、行政官庁へ届出が義務と規定され、違反した場合には、労働基準法１２０条第１項にて３０万円以下の罰金になると規定されています。
労働契約は基本的に”契約”なので、罰則規定は少ないですが、その少ない罰則規定の一つが
就業規則の作成・届出違反です。

会社内の規律を守れない

会社で勤務するうえで禁止することを服務規程などにて定め、そのルールを守らせる必要があります。
しかし、ルールを違反した時に罰則が無ければ、そのルールを守らないと言い出す従業員が出てくるかもしれません。そういったことを防ぐために、ルールを破った時に罰を与えるとし、ルールを守らせる必要があります。

実は、就業規則に規定し、前もって従業員に周知していない場合、罰則を与えたり、従業員の契約を一方的に変更することができません。
一方的に変更することができる例外が、就業規則に記載し、周知している事です。

会社の秩序や風紀を守れないのは、会社にとって重大なデメリットです。
しっかりと、対応をしてください。

その他のデメリットとしては、日常の手続きが決まっていない為トラブルになりやすいといえます。
様々な手続方法を決めておかないと、トラブルが起きた際の対応に時間がかかってしまいます。

例）
有給を使うと社員に伝えたが、勤怠担当社員に話が伝わらず取得できていなかった。
退職時に問題になり、まとめて支払うことになった。
有給取得のルールと手続きを決めていなかったために発生してしまった事案ですが、これもルールを定め、しっかりと運用していれば起きなかったトラブルです。

就業規則をルール通り作成し運用していれば、たくさんのトラブルから会社を守れます。
また就業規則やルールを作成していない会社さんは、これを機に作成をお考え下さい。

最後に

労務に関する法律や事柄は後回しにされてしまう事が多いと感じます。
ルールを知らない従業員がトラブルに発展するような問題を起こすことはないと考えていたり、
給与を支払っているんだから文句は言われないと考える会社の方も多いかもしれません。

ですが、実際は労働トラブルは多くあります。
こちらは厚生労働省が公表している、令和３年度の個別労働紛争解決制度の相談件数です。
簡単に簡単に言うと、労働基準監督署などへ本気で相談された案件の数となります。
３％ほど数は減っていますが、トータル１２４万件もの相談があります。

もし万が一、御社の従業員が相談などをし、トラブルになってしまった際に、就業規則が無いと
会社はｍ多大な手間と時間を費やす必要が出てしまいます。

そのようなことが無いよう、しっかりと就業規則を整備し、万が一の時も、対応できるように準備をしてください。

不明点や疑問点があれば、こちらからお気軽にご相談ください。